FI-CA im Kontext

Kurzantwort

Das Vertragskontokorrent ist ein Nebenbuch für Massengeschäft. Es führt jede Forderung und jede Zahlung je Vertragskonto als offenen Posten (SAP Learning, Contract Accounting in der Cloud erläutern). Die Abrechnung erzeugt den Rechnungsbetrag, das Vertragskontokorrent macht daraus eine Forderung. Diese Forderung ist im Kundenkonto sichtbar, ausgleichbar und mahnfähig. Beide Schritte gehören zusammen und bleiben getrennte Komponenten.

Warum das Vertragskontokorrent zur Abrechnung gehört

Eine Abrechnung endet wirtschaftlich nicht mit der Rechnung. Sie endet mit dem Zahlungseingang oder mit der Entscheidung, die Forderung abzuschreiben. Genau diese zweite Hälfte trägt das Vertragskontokorrent. SAP beschreibt die Komponente als Nebenbuch, das für die Verarbeitung großer Belegvolumen ausgelegt ist (SAP Learning, Contract Accounting in der Cloud erläutern).

Der Mengenanfall ist der Grund für ein eigenes Nebenbuch. Ein Versorger mit hunderttausenden Vertragskonten erzeugt jeden Monat Abschlagsforderungen, jährlich Verbrauchsabrechnungen und dazu Rückläufer, Teilzahlungen und Klärfälle. Ein Hauptbuch mit periodengerechter Verdichtung kann diese Einzelfälle nicht führen.

Der zweite Grund ist der Zeitbezug. Das Hauptbuch braucht Periodensummen. Das Vertragskontokorrent braucht jeden einzelnen Posten mit Fälligkeit, Zahlungsstatus und Mahnstand. Die beiden Sichten haben verschiedene Zwecke und verschiedene Granularität.

Drei Objekte und ihre Aufgaben

Die drei Objekte beantworten drei verschiedene Fragen. Wer ist der Kunde, wohin wird abgerechnet, und was wird geliefert.

Der Geschäftspartner trägt allgemeine Daten und daneben rollenspezifische Daten. Für Vertragskontokorrent und Fakturierung ist die Rolle MKK Vertragspartner erforderlich (SAP Learning, Stammdaten beschreiben und pflegen).

Das Vertragskonto trägt die kaufmännischen Steuerdaten. Die SAP-Dokumentation nennt dort unter anderem das Mahnverfahren für Mahnstufen und Mahnaktivitäten, die Toleranzgruppe für Zahlungsdifferenzen, den Zinsschlüssel für die Verzinsung und den Verrechnungstyp für die Zahlungszuordnung (SAP Learning, Stammdaten beschreiben und pflegen). Diese Felder wirken auf alle Verträge des Kontos.

Ein Geschäftspartner kann mehrere Vertragskonten führen. Eine Hausverwaltung mit zwanzig Lieferstellen erhält zwanzig Vertragskonten, weil ihr zwanzig getrennte Zahlungsverhältnisse zugeordnet sind. Die technische Seite dieser Trennung beschreibt der Artikel Anschlussobjekt, Anlage und Vertrag.

Der Aufgabenkatalog

Die Komponente bündelt die typischen Funktionen eines Forderungsmanagementsystems: Forderungsbuchung, Zahlungsbuchung und Mahnausführung (SAP Learning, Contract Accounting in der Cloud erläutern). Daraus ergibt sich ein fester Katalog.

• Rechnung einstellen und fordern. Der Fakturierungslauf übergibt das Abrechnungsergebnis an das Vertragskontokorrent. Fälligkeit und Zahlungsziel stammen aus den Stammdaten.
• Offene Posten führen. Jeder Posten bleibt mit Betrag, Fälligkeit und Belegreferenz stehen, bis er ausgeglichen ist.
• Zahlungen zuordnen und ausgleichen. Eine Zahlung schließt den passenden offenen Posten. Kontoauszug, Zahlweg und Verwendungszweck liefern die Zuordnung.
• Klären. Nicht zuordenbare Zahlungen laufen in den Klärungsbestand. Sachbearbeiter rollen diesen Bestand nach Zuständigkeit auf (IS-PS-CA Vertragskontokorrent, Kap. 35.8 Auslieferung von Klärungsbestandsrollen).
• Mahnen. Das Mahnverfahren arbeitet Mahnstufen ab. Zahlsperre, Mahnsperre und Zinssperre halten einzelne Posten aus diesen Läufen heraus. Je Posten sind höchstens zwei gleichartige Sperren möglich (IS-PS-CA Vertragskontokorrent, Kap. 35.5 Buchungen und Belege).
• Verzinsen und stunden. Zinsschlüssel und Stundungsdatum stehen am Posten, Ratenzahlung verteilt eine Forderung auf Termine.
• Weitergabe an das Hauptbuch. Die Nebenbuchhaltung meldet den Ausgleichsstand und übergibt die Summen an das Hauptbuch (IS-PS-CA Vertragskontokorrent, Kap. 35.27 Integration).

Sicherheiten und Abschreibungen gehören ebenfalls in diesen Katalog. Sie laufen als eigene Buchungsvorgänge auf demselben Vertragskonto.

Die Systemgrenze zur Abrechnung

Billing und Vertragskontokorrent lösen zwei verschiedene Aufgaben. Der Fakturierungslauf bewertet Mengen mit Preisen und erzeugt ein Abrechnungsergebnis. Das Vertragskontokorrent bucht dieses Ergebnis als Forderung und übernimmt die weitere Bearbeitung.

Der Mahnlauf ändert den offenen Posten, er schließt ihn nicht. Erst die Zahlung oder die Abschreibung beendet den Posten.

Beispiel: ein Vertragskonto über zwölf Monate

Das folgende Beispiel ist vereinfacht und dient der Veranschaulichung.

Ein Haushaltskunde hat einen Stromliefervertrag mit monatlichem Abschlag. Das Vertragskonto trägt den Abschlagsbetrag, das Mahnverfahren und den Zahlweg. Der Grundversorger darf einen Abschlag verlangen, wenn er den Verbrauch für mehrere Monate abgerechnet (StromGVV § 13 Abs. 1).

Die zwölf Abschlagsforderungen entstehen als offene Posten. Der Kunde zahlt jeden Monat, jeder Eingang gleicht den passenden Posten aus. Im Monat neun reklamiert er eine Doppelbelastung. Die Reklamation erzeugt eine Gutschrift als Gegenposten.

Nach zwölf Monaten läuft die Verbrauchsabrechnung mit einer Nachforderung. Die Rechnung muss den Anfangs- und Endzählerstand, den Verbrauch und die Art der Zählerstandsermittlung ausweisen (EnWG § 40 Abs. 2 Nr. 6). Aus dieser Rechnung entsteht ein neuer offener Posten. Der Kunde zahlt zwei Wochen später nur die Hälfte. Der Teilbetrag gleicht einen Teil des Postens aus, der Rest bleibt offen.

Rechnungen und Abschläge werden zu dem vom Grundversorger angegebenen Zeitpunkt fällig, frühestens zwei Wochen nach Zugang der Zahlungsaufforderung (StromGVV § 17 Abs. 1). Beim Verzug darf der Grundversorger die Kosten einer erneuten Zahlungsaufforderung pauschal berechnen, sofern die Pauschale einfach nachvollziehbar bleibt und die erwarteten Kosten nicht übersteigt (StromGVV § 17 Abs. 2).

Der Mahnlauf greift den restlichen Betrag auf und schreibt eine Mahnstufe fort.

Folgen und Fehlerfälle

Vier Fehler treten in der Praxis regelmäßig auf.

Zahlung auf dem falschen Vertragskonto. Bei mehreren Konten je Geschäftspartner landet ein Eingang auf dem nächstliegenden Konto. Der eine Posten bleibt offen, der andere zeigt ein Guthaben. Der Mahnlauf arbeitet auf dem falschen Konto weiter.

Doppelte Zuordnung. Eine Zahlung wird manuell ausgeglichen und später erneut durch den automatischen Abgleich erfasst. Zwei Posten erscheinen bezahlt, das Konto zeigt eine Überzahlung.

Mahnstufe bei strittiger Forderung. Eine Mahnsperre am Posten verhindert genau das. Fehlt sie, läuft die Mahnung weiter, obwohl der Kunde Einwände erhoben hat (IS-PS-CA Vertragskontokorrent, Kap. 35.5 Buchungen und Belege).

Ungeklärter Rückläufer. Eine Lastschrift kommt zurück. Bis zur Klärung bleibt der Posten offen, die Fälligkeit läuft weiter.

Eine Forderung ohne zuständigen Vertrag ist der schwerste Fall. Sie lässt sich buchen, aber keiner Lieferstelle zuordnen. Die Klärung kostet Zeit und führt in der Regel zu einer Stornierung.

Typische Missverständnisse

Das Vertragskontokorrent ist das Hauptbuch. Falsch. Es ist ein Nebenbuch. Ins Hauptbuch geht nur die verdichtete Buchung je Sachkonto und Periode.

Das Vertragskonto ist die Kundennummer. Das Vertragskonto ist ein eigenes Objekt mit eigenem Nummernkreis. Ein Geschäftspartner kann mehrere Konten für unterschiedliche Beziehungen führen (SAP Learning, Stammdaten beschreiben und pflegen).

Eine Mahnung bedeutet Verzug. Verzug tritt mit Fälligkeit und Nichtzahlung ein. Die Mahnung setzt den Mahnprozess fort und dokumentiert ihn.

Ein offener Posten ist uneinbringlich. Falsch. Offen heißt zunächst nur nicht ausgeglichen. Ob eine Forderung wertberichtigt werden muss, entscheidet der Abschreibungsprozess.

Quellen und Pflegehinweis

Der Artikel stützt sich auf die SAP-Lerninhalte zum Vertragskontokorrent und zu den Stammdaten sowie auf die IS-PS-CA-Release-Informationen zum Public-Sector-Vertragskontokorrent. Die Rechtsbezüge stammen aus EnWG § 40 und StromGVV §§ 13 und 17.

Die Belegfluss-Details vom Abrechnungsergebnis bis zur Buchung stehen im Artikel Belegkette. Die Zuordnung von Zahlungen und das Mahnverfahren behandeln die Artikel Zahlungseingang und Mahnwesen, sofern sie veröffentlicht sind.

Bei der Pflege prüfen Sie zuerst das Feld draft. Dieser Artikel bleibt auf draft: true, bis Faktencheck und Build bestanden sind. Prüfen Sie danach die Abschnitte der zitierten SAP-Dokumentation, weil SAP Help Portal Kapitelnummern bei Releasewechseln verschiebt. Für die Rechtsbezüge gilt: Liefert gesetze-im-internet.de für eine Norm 404, ist sie meist aufgehoben. Dann ist der Artikel inhaltlich anzupassen, statt die Fundstelle zu tauschen.